ÍNDICE
I La Contabilidad, la entidad y la información financiera. 3
1.1 Naturaleza de la Contabilidad. 3
1.2 La entidad. 3
1.3 Clasificación de las entidades. 3
1.4 La información Financiera. 3
1.5 Usuarios de los estados financieros. 3
II La cuenta. 4
2.1 La cuenta en general 4
2.2 Esquemas de cuenta o de mayor. 4
2.3 Catálogo de cuentas. 4
III Cuentas de una entidad comercial 5
3.1 Cuentas de activo. 5
3.2 Cuentas de pasivo. 5
3.3 Cuentas de capital 5
3.4 Cuentas de resultados. 6
IV Las normas de información financiera. 6
4.1 Postulados básicos. 6
4.2 Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros. 7
4.3 Características cualitativas de los estados financieros. 7
4.4 Supletoriedad. 8
V Las partidas doble y los asientos de diario. 8
5.1 Partida doble. 8
5.2 Obtención y aplicación de resultados. 9
5.3 Asientos de diarios. 9
5.4 Un primer informe financiero. 9
VI Registro de las operaciones. 9
6.1 Objetivos. 9
6.2 Libros principales. 9
6.3 Operaciones repetidas: libros especiales. 10
6.4 Libros auxiliares. 10
6.5 Los errores. 11
VII Sistemas de tratamiento contable a operaciones de compraventa de mercancías. 11
7.1 Sistemas de comparación de inventarios. 11
7.2 Sistema de inventarios perpetuos. 11
7.3 Auxiliares de la cuenta 0120, almacén. 12
VIII Métodos de valuación de inventarios. 12
8.1 Métodos de valuación. 12
8.2 Costo promedio. 12
8.3 Diferentes entre costo promedio ponderado y el móvil 13
8.4 PEPS: primeras entradas, primeras salidas. 13
8.5 UEPS: últimas entradas, primeras salidas. 13
8.6 Diferencias de los métodos y criterio prudencial. 14
8.7 Revelación del método empleado. 14
IX Procedimientos de ajuste. 14
9.1 Aplicación del postulado básico devengado contable. 14
9.2 Ajuste a las cuentas de pagos anticipados. 15
9.3 Ajuste a las cuentas de créditos diferidos. 15
9.4 Ajustes a las cuentas de activos no circulantes. 15
9.5 Ajustes para establecer provisiones. 15
9.6 Cuentas para establecer provisiones por acumulación de pasivos. 15
9.7 Cuentas para establecer provisiones por acumulación de activos. 16
9.8 0119 provisión para cuentas de cuentas de cobro dudoso. 16
X Procedimientos de cierre y obtención de estados financieros. 16
10.1 Hoja de trabajo. 16
10.2 Reclasificaciones. 18
10.3 Notas a los estados financieros. 19
10.4 Asientos de pérdidas y ganancias. 21
10.5 Asiento de apertura. 22
I La Contabilidad, la entidad y la información financiera
1.1 Naturaleza de la Contabilidad.
La contabilidad es una técnica que produce sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias sobre eventos económicos identificables y cuantificables que realiza una entidad a través de un proceso de captación cronológica de las operaciones que mida, clasifique, registre y resuma con claridad.
Los eventos económicos identificables y cuantificables deben captarse a través de un sistema de control interno para poder ser registrados en los libro de contabilidad.
La contabilidad es un proceso inicial y la base para producir información financiera que sirva para la toma de decisiones; por tanto, esta última debe ser útil y confiable. Para ser útil debe ser oportuna y significativa.
1.2 La entidad.
La unidad es una entidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecuencia de los fines para loes que fue creada.
1.3 Clasificación de las entidades
Las entidades que realizan actividades económicas pueden ser: a) con personalidad jurídica propia sujetas a derechos y obligaciones pudiendo ser personas físicas o morales, y b) sin personalidad jurídica propia, que son las unidades consolidadas y el fideicomiso.
1.4 La información Financiera.
La contabilidad produce sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias; se resume después en información financiera que pueda ser fácilmente leída e interpretada por el lector.
Al estado financiero que muestra la información financiera de la entidad económica se le denomina estado de situación financiera o balance general, y muestra a una fecha determinada los recursos económicos (pasivos) y la participación de los accionistas (capital) que tienen sobre el ente económico.
El estado financiero que muestra los resultados obtenidos por las operaciones de un periodo del ente económico se denominan estado de resultados o estado de pérdidas o ganancias, y presenta los ingresos, costos, gastos, impuestos y el resultado final como una utilidad o pérdida neta.
El estado que muestra los cambios de la situación financiera durante un periodo se le llama estado de cambios en la situación financiera. Este estado no se trata en este libro por ser motivo de estudio mas avanzado.
1.5 Usuarios de los estados financieros
Los usuarios de los estados financieros pueden ser:
a) internos, como los accionistas, empleados y administradores, b) externos, como el publico en general, los posibles nuevos inversionistas, instituciones de crédito o prestamistas, proveedores, clientes, gobierno, etc.
II La cuenta
2.1 La cuenta en general
Los elementos de la ecuación contable (activo, pasivo y capital) no proporcionan información suficiente.
El capital puede tener aumentos y disminuciones no relacionadas con la utilidad o pérdida que se obtenga de las operaciones; por tanto, las cuentas deben proporcionar el detalle necesario sobre los conceptos que integran al activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos.
Las cuentas son los registros donde se describen de forma detallada la historia de cada uno de los conceptos que integran el estado de situación financiera y el estado de resultados.
Las cuentas deben tener un nombre que signifique su contenido, destinándose una hoja por cada cuenta separada por la mitad.
Al espacio izquierdo se llama debe y la suma de las cantidades registradas en este espacio se le llama movimiento deudor.
Al espacio derecho se le llama haber y la suma de las cantidades registradas en este espacio se le llama movimiento acreedor.
A la diferencia entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor se le llama saldo, el cual puede ser deudor o acreedor, dependiendo del que sea mayor.
Los registros que se hacen en el lado izquierdo se denominan cargo o debito y los del saldo derecho abono o crédito.
Las cuentas pueden ser de naturaleza deudora o acreedora, siendo el activo de naturaleza deudora, y el pasivo y el capital de naturaleza acreedora.
Si el saldo de una cuenta de resultados es acreedor, representa una utilidad; por el contrario, si es deudor representa una perdida.
2.2 Esquemas de cuenta o de mayor.
Las T o esquemas de cuenta de mayor, representan una cuenta, destinándose también el espacio del lado izquierdo al debe y el lado derecho al haber.
2.3 Catálogo de cuentas
Las cuentas que se emplean en un ente económico forman el catalogo de cuentas. Un catalogo de cuentas debe tener un orden y las cuentas se agrupan por su naturaleza en cuentas de activo, cuentas de pasivo, cuentas de capital, cuentas de ingresos, cuentas de costos y cuentas de gastos.
Las cuentas de activo se clasifican en activo circulante y activo no circulante.
Los activos circulantes atienden a su convertibilidad en efectivo en el término de un año y los no circulantes agrupan conceptos que se transformarían en efectivo en un plazo mayor de un año. Estos incluyen inversiones que representan bienes tangibles para la producción, venta de mercancías, servicios cuyo tiempo de uso o consumo se estime que sea prolongado, así como gastos que difieren para participar en varios ejercicios.
Las cuentas de pasivo también se clasifican en dos grandes grupos: los pasivos circulantes que tienen vencimiento en el lapo de un año, y los no circulantes, que tienen vencimiento a más de un año. De estos grupos nace un tercero que se denomina créditos diferidos, los cuales representan conceptos que pueden considerarse como un pasivo en una fecha determinada, pero que se convierten en ingresos con el transcurso del tiempo.
Las cuentas de capital o de patrimonio de los dueños accionistas se agrupan separando las aportaciones de los socios de las utilidades retenidas.
Las cuentas de ingreso se separan en dos grupos: las que resultan como consecuencia de las operaciones normales y las relaciones con ingresos esporádicos.
Las cuentas de costos forman un solo grupo que representa el costo de los productos o servicios vencidos.
Las cuentas de gastos también se dividen en do grupos: las que representan erogaciones normales del negocio y las que representan gastos esporádicos.
El catalogo de cuentas debe construirse en forma ordenada. Cada empresa, según su necesidades particulares de operación, deberá preparar un catalogo de cuentas sobre una base razonada y con flexibilidad suficiente para un crecimiento futuro.
III Cuentas de una entidad comercial
3.1 Cuentas de activo
Las cuentas de activo representan bienes y derechos que son propiedad del negocio. Sus saldos deben ser deudores y las cuentas siempre se abrirán con un cargo o debito.
3.2 Cuentas de pasivo
Las cuentas de pasivo representan adeudos y obligaciones a cargo del ente económico. Sus saldos deben ser acreedores y las cuentas siempre se abrirán con un abono o crédito.
Las cuentas de créditos diferidos representan conceptos que van a transferirse a resultados cuando se devengan, principalmente por el efecto del transcurso del tiempo. Sus saldos deben ser acreedores y las cuentas siempre se abrirán con un abono o crédito.
3.3 Cuentas de capital
Las cuentas de capital representan el patrimonio de los dueños o accionistas. Sus saldos deben ser acreedores, con excepción de las cuentas de perdidas, cuyo saldo es deudor. Las cuentas se abrirán con un abono o crédito. Con excepción de las cuentas que representan perdidas, las cuales se abrirán con un cargo o debito.
Las cuentas de ingreso representan ingresos perdidos como consecuencia de las operaciones comerciales y producen un incremento en el patrimonio del negocio. Sus saldos deben ser acreedores y las cuentas siempre se abrirán con un abono o crédito.
Las cuentas de costo representan el costo de las ventas efectuadas como consecuencia de las operaciones comerciales y producen una disminución en el patrimonio del negocio. Sus saldos deben ser deudores y las cuentas siempre se abrirán con un cargo o debito.
Las cuentas de gastos representan los gastos de operación efectuados como consecuencia de las operaciones comerciales y producen una disminución en el patrimonio del negocio. Sus saldos deben ser deudores y sus cuentas siempre se abrirán con un cargo o debito.
Las cuentas de otros ingresos y otros gastos representan ingresos y gastos que no están directamente relacionados con la operación normal del negocio y producen un incremento o una disminución, respectivamente, en el patrimonio del negocio. Los saldos de las cuentas de otros ingresos deben ser acreedores y sus cuentas se abrirán con un crédito o abono; los saldos de las cuentas de otros gastos deben ser deudores y sus cuentas se abrirán con un débito o cargo.
3.4 Cuentas de resultados
Las cuentas de participación de utilidades a empleado e impuestos sobre la renta correspondiente la utilidad del ejercicio producen una disminución en el patrimonio del negocio. Sus saldos deben ser deudores y sus cuentas siempre se abrirán con un cargo o debito.
La utilidad o pérdida neta representa una diferencia acreedora si es utilidad y una diferencia deudora si es perdida.
IV Las normas de información financiera
4.1 Postulados básicos
La estructura de las normas de información financiera están basada en un marco conceptual (NIF A) normas de información financiera particulares (NIF B, C Y D) e interpretaciones a las NIF (INIF).
El marco conceptual de las normas de información financiera esta integrado por las normas A1 postulados básicos, A2 necesidades de los usuarios y los objetivos de los estados financieros, A3 características cualitativas de los estados financieros, A4 elementos básicos de los estados financieros, A5 reconocimiento y valuación, A6 presentación y revelación, A7 supletoriedad y A8 juicio profesional en la aplicación de las normas de información financiera.
Los postulados básicos (NIF 2) están compuestos por dos grupos: los que identifican y limitan al ente económico y los que establecen las bases para el reconocimiento contable de las transacciones y transformaciones internas y otros eventos.
Los postulados básicos (NIF 2) que identifican el ente económico y sus aspectos financieros incluyen a la entidad económica y negocios en marcha.
La entidad representa una unidad identificable que realiza actividades económicas constituida con recursos humanos, materiales y financieros que tiene un centro de control que da cumplimiento a fine específicos y tiene una personalidad propia.
Negocio en marcha señala que la entidad tiene existencia permanente, su información esta basada en valores obtenidos con base en los NIF.
Los postulados básicos que establecen la base para el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos son: la sustancia económica, devengacion contable, asociación de costos y gastos con ingresos, valuación, dualidad económica, y consistencia.
La sustancia económica debe prevalecer en la alimentación y operación del sistema de información contable.
La devengación contable señala que los eventos económicos deben reconocerse contablemente en el momento en que ocurren, independientemente de la fecha en que se consideren realizados y se identifican con un periodo contable.
La asociación de costos y gastos deben identificarse con el ingreso que generan.
La valuación cuantifica en términos monetarios los atributos de los eventos económicos con el fin de captar el valor económico más objetivo.
Dualidad económica representa la estructura de la entidad formada por sus recursos con que cuenta y la fuente de los mismos.
Consistencia señala que las operaciones similares deben ser tratadas de la misma manera en cuanto a su cuantificación, registro y su presentación.
Las necesidades de los usuarios y los objetivos de los estados financieros NIF 3 tratan de las necesidades de los usuarios, relacionada con los objetivos de los estados financieros.
4.2 Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros
Las necesidades de los usuarios señalan que la información financiera es herramienta para conocer la situación financiera y el resultado de las operaciones para la toma de decisiones.
Los objetivos de los estados financieros se refieren a las necesidades del usuario general y de la naturaleza de las actividades de la entidad y deben proporcionar información sobre la situación financiera, su actividad operativa, los flujos de efectivo, los cambios en su situación financiera principalmente.
4.3 Características cualitativas de los estados financieros
Los elementos básicos de los estados financieros NIF 5 la conforman cada una de las partes que integran los criterios de la elaboración, análisis e interpretación de la información financiera en el balance general, el estado de resultados, el estado de variaciones en el capital contable y el estado de flujo de efectivo.
El reconocimiento y valuación NIF 6 de las operaciones incluyen los criterios que deben utilizarse en la valuación de los eventos económicos y la norma básica.
Es el reconocimiento de la devengación contable que señala que los eventos deben registrarse en el momento en que ocurren, independientemente de cuando se realizan en términos monetarios atendiendo a sus atributos.
La presentación y revelación NIF 7 señala que la información financiera y sus notas explicativas representa una unidad inseparable y la información que contiene deben describirse mediante títulos, rubros, conjuntos, cantidades en los estados financieros y deben revelar las políticas contables, criterios de aplicación de las normas particulares y en el caso de que existan eventos posteriores que afectan sustancialmente la información financiera deben revelarse.
4.4 Supletoriedad
Supletoriedad NIF 8 señala que cuando exista ausencia de alguna norma mexicana debe aplicarse una norma supletoria internacional.
Las NIF incluyen alternativas en donde se deben aplicar su juicio profesional para seleccionar la más adecuada.
El juicio profesional se debe ejercer con un enfoque prudencial para seleccionar la opción más conservadora.
V Las partidas doble y los asientos de diario
5.1 Partida doble
Todas las operaciones tienen un doble efecto sobre la ecuación contable.
Las reglas de la partida doble están regidas por el postulado básico de dualidad económica, constituida por los recursos de los que dispone la entidad y la fuente de dichos recursos, que representan los derechos que sobre ellos existen.
Las reglas de partida doble son:
A todo aumento del activo corresponde un aumento de pasivo, un aumento en el capital o una disminución del activo mismo.
A toda disminución del pasivo corresponde un a disminución de activo, un aumento de capital o un aumento del pasivo mismo.
A toda disminución de capital corresponde una disminución de activo, un aumento de pasivo o un aumento del capital mismo.
Existen operaciones que pueden tener una combinación de las reglas de la partida doble, pero sus movimientos deben guardar equilibrio, esto es, la ecuación contable debe mantener la igualdad.
Una cuenta se carga cuando: aumentan los activos, costos y gastos, o disminuyen los pasivos, el capital y los ingresos.
Una cuenta se abona cuando: disminuyen los activos, costos y gastos, o aumentan los pasivos, el capital y los ingresos.
La doble dimensión de la partida doble puede verse con claridad desde el punto de vista de obtención y aplicación de recursos, es decir, lo que se tiene o se recibe y el uso que se hace de ellos.
Los asientos de diario son registros de las operaciones en un libro o en un documento en los que se detallan los efectos que tienen las operaciones del ente económico.
En las cuentas de activo, costos y gastos, los cargos producen un aumento y los abonos una disminución en el saldo.
En las cuentas de pasivo, capital e ingresos, los cargos producen una disminución y los abonos un aumento en el saldo.
Las operaciones que realiza un ente económico, pueden producir resultados o solo modificar la estructura financiera. La estructura representa la relación que tiene el activo con el pasivo y el capital.
5.2 Obtención y aplicación de resultados
Para obtener los resultados de las operaciones no es suficiente conocer el monto del capital, es necesario conocer con detalle las cantidades y los conceptos que lo incrementan o lo decrementan.
5.3 Asientos de diarios
Para producir información con el detalle necesario para conocer la situación financiera y el resultado del ente económico, es necesario registrar en varias cuentas las operaciones por los conceptos que las representan y no únicamente por activo, pasivo o capital, elementos de la ecuación contable.
5.4 Un primer informe financiero
El capital esta representado por las aportaciones de los socios y accionistas y los resultados obtenidos de las operaciones realizadas.
Las cuentas que representan resultados forman un grupo separado cuyo total forma parte del capital del ente económico.
VI Registro de las operaciones
6.1 Objetivos
El comerciante de conformidad con la ley, esta obligado a llevar y mantener un sistema que permita identificar las operaciones individuales y sus documentos comprobatorios con los registros contables, y las cuentas de mayor, así como conectar los estados financieros, con las cuentas y operaciones individuales.
El sistema de contabilidad deberá estar sustentado en un sistema de control y verificación interno que permita asegurar que la información sea correcta.
6.2 Libros principales
Los libros de contabilidad principales son el diario y el mayor. En el libro diario se registran las operaciones en orden cronológico, en el libro de mayor se registran las operaciones por cuenta individual que requiere la entidad económica para el registro de sus operaciones.
Las operaciones pueden registrarse en forma manual con una maquina de registro directo o por medio de un equipo electrónico.
La contabilidad registrada en forma manual se realiza por medio de libros empastados, foliados y autorizados por las autoridades, previamente a su uso.
Existen sistemas de contabilidad mixtos que pueden tener parte de manual, mecánico o electrónico. Existen otros libros oficiales desde el punto de vista mercantil, que son el de inventarios y balances, el de actas de consejo de admón. Y el de asamblea de accionistas.
Los libros, registros, documentos y archivos de la empresa deben conservarse durante 10 años. Las operaciones deben controlarse con formas prenumeradas.
Existen dos tipos de libros de diario: el diario general y los diarios auxiliares, estos últimos se utilizan cuando existe un considerable número de operaciones repetidas.
Las operaciones deben estar respaldadas por comprobantes como facturas, recibos, copias de cheques, etc.
Para comprobar que los datos numéricos del registro de las operaciones en los libros son correctos deberá prepararse una balanza de comprobación.
La balanza de comprobación es una relación de cuentas de mayor en la que se anotan los movimientos de las cuentas y sus saldos deudores o acreedores, los que deben balancear, es decir, que sus sumas deben ser iguales.
El formato del libro diario general básicamente es universal, se trata de un diseño en el que aparece una columna destinada al debe y otra al haber.
6.3 Operaciones repetidas: libros especiales
Los libros diarios especiales se usan para resumir operaciones iguales cuando se tiene un número considerable. Los diarios especiales que tienen mayor uso son el de ingreso y egresos, el de compras y el de ventas.
Los diarios especiales se diseñan generalmente en forma horizontal y su formato debe responder a las necesidades específicas de cada ente económico en particular.
6.4 Libros auxiliares
Los auxiliares de las cuentas de mayor pueden manejarse en varios niveles de información y con el detalle que requiera la admón.
Las subcuentas de las cuentas colectivas de mayor, como clientes, proveedores, etc., deben tener un orden, lo mas práctico es mantenerlas pro orden alfabético.
Los auxiliares de las cuentas colectivas generalmente tienen un diseño semejante a las cuentas de mayor.
Los libros deben escribirse en idioma español, con claridad, en orden progresivo de fechas y operaciones, sin dejar huecos y de ninguna manera deben ser alterados.
6.5 Los errores
Los errores que se cometen al registrar las operaciones en los libros de contabilidad se deben corregir con un nuevo asiento llamado contrapartida, que debe relacionarse con la partida errada.
En el libro mayor, los errores se cometen principalmente en el paso que se hace de los asientos del libro diario, se detectan al obtener la balanza de comprobación, en la cual las sumas del debe y del haber no son iguales.
Cuando las sumas del debe y el haber no son iguales en la balanza de comprobación es necesario revisar las cantidades, pudiendo ser que un asiento se haya registrado en el debe de una cuenta en lugar del haber, o viceversa. Cuando la diferencia es de uno o cien es muy posible que sea un error en las sumas.
Otra forma de verificar la diferencia de las sumas del debe y del haber y de la balanza de comprobación, es sumando por separado los cargos y los abonos del libro diario y del mayor, las cuales deben ser iguales.
VII Sistemas de tratamiento contable a operaciones de compraventa de mercancías
7.1 Sistemas de comparación de inventarios
El precio de venta es aquel al cual se concreta la operación con el cliente, el precio de costo representa la inversión que la empresa hizo por la cosa vendida, la diferencia entre los dos precios origina el resultado de la operación, que puede ser utilidad, pérdida o cero de resultado, si los dos precios son iguales.
En el momento de efectuar la venta se conoce el precio de venta, pero no siempre se conoce el precio del costo, si este no se conoce, no puede registrarse el costo de venta de la operación y no puede determinarse su resultado.
Para determinar el costo de las mercancías vendidas en estas variantes, se suman las compras al inventario inicial y se resta el inventario final, este método presenta el inconveniente de que la determinación del costo de ventas se efectúa generalmente al final de ejercicio, cuando se practica un inventario de fin de año; por tanto, durante el ejercicio se carece de información relativa al costo de lo vendido y de los resultados de la operación de la empresa.
7.2 Sistema de inventarios perpetuos
El sistema de inventarios perpetuos solo tiene un método, que esta basado en mantener información sobre las existencias y su valor en todo momento, esto permite determinar el costo de lo vendido por el calculo que resulta de multiplicar unidades vendidas por su costo.
Toda entidad económica que necesite tener una buena información para su administración puede contar con un sistema de inventarios perpetuos, los sistemas de contabilidad manuales tienen un problema de detalle que puede ocupar gran cantidad de mano de obra. Esto ha sido simplificado al utilizar equipos mecánicos o de registro directo, y prácticamente eliminado, con los sistemas electrónicos.
Es importante conocer los volúmenes y la gran cantidad de artículos que se manejarían, como en los supermercados, que de no contar con equipos avanzados, como lectoras de etiquetas de los productos, no seria practica su instalación.
7.3 Auxiliares de la cuenta 0120, almacén.
En las subcuentas se mantiene la información del inventario perpetuo por producto, en las cuales se puede apreciar el comportamiento de cada artículo en sus unidades, precio e importe.
En estas subcuentas se mantiene el análisis de la cuenta 4001, ventas. Otra alternativa seria abrir cuentas de mayor para cada subcuenta con el fin de mantener información a ese nivel, el análisis de las ventas netas.
VIII Métodos de valuación de inventarios
8.1 Métodos de valuación.
Los métodos de valuación están sustentados en varias postulados básicos, que fueron tratados en la parte IV de este libro. A continuación se tratan en lo relativo ala valuación de inventarios, de conformidad a la norma de información financiera NIF C-4 inventarios.
Los postulados básicos que sustentan la regla de valuación de los inventarios son los siguientes:
Devengacion contable. Los efectos derivados de transformaciones que lleva a cabo una entidad económica deben reconocerse contablemente en su totalidad en el momento en que ocurren.
Periodo contable. Deben identificarse con un periodo convencionalmente determinado.
Valuación. Los efectos financieros derivados de las transformaciones internas…deben cuantificarse en términos monetarios, atendiendo a los atributos del elemento a ser evaluado, con el fin de captar el valor económico más objetivo de los activos netos.
Consistencia. Ante la existencia de operaciones similares en una entidad, deben corresponder un mismo tratamiento contable.
8.2 Costo promedio.
Como su nombre lo indica, el costo promedio representa la media aritmética o promedio obtenido de dividir el importe acumulado de la compra de una mercancía, entre el número de artículos adquiridos.
El costo promedio ponderado, es usado cuando se valúa el inventario en una base periódica, por ejemplo cada mes. El inventario inicial las compras netas se suman en unidades e importes y se dividen obteniéndose un costo promedio ponderado que sirve para valuar las unidades vendidas.
El costo promedio móvil. Se emplea cuando las existencias y el costo de ventas se valúan permanentemente al estar los costos promedios al día, a través del sistema de inventarios perpetuos.
8.3 Diferentes entre costo promedio ponderado y el móvil
El costo de ventas aumenta cuando se calcula mediante el costo promedio ponderado porque el precio unitario de compra se ha incrementado y este se absorbió en todas las unidades incluyendo las del inventario inicial, lo que produjo un incremento en el costo unitario promedio para la valuación de las unidades vendidas. En el promedio móvil, parte del efecto del incremento del precio unitario de las compras que se realizaron durante el mes se quedo en el inventario porque ya habían sido valuadas las unidades vendidas a costos unitarios promedios menores.
8.4 PEPS: primeras entradas, primeras salidas.
El método PEPS se basa en los primeros artículos que entran en el almacén son los primeros que salen, por lo que las existencias están representadas por ultimas entradas y por tanto, están valuadas a los últimos precios de adquisición.
Los artículos que se han vendido y que deben cargarse a resultados como un costo de venta, están representados por el inventario inicial o las primeras compras del periodo y por tanto, deben valuarse a los precios de las primeras compras.
El valor del inventario esta integrado por diferentes capas de existencias que tienen diferentes costos unitarios, el movimiento y el manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con las capas del inventario en que están valuadas las existencias.
En época de alza de precios pueden originarse utilidades adicionales por incremento en los precios y no por volumen adicional de unidades vendidas, debido a que el costo de ventas será mas bajo corresponder a existencias de precio unitario de compras anteriores y no actuales.
8.5 UEPS: últimas entradas, primeras salidas.
El modelo UEPS se basa en que los últimos artículos que entran en el almacén son los primeros en salir por lo que las existencias están representadas por las primeras entradas en el Almacén y por tanto, están valuadas a los precios unitarios de adquisición más antiguos.
Los artículos que se han vendido y que deben cargarse a resultados como un costo de ventas, están representados por las últimas compras del periodo y por tanto, deben valuarse a los precios de las últimas compras.
El valor del inventario están integrado por diferentes capas de existencias que tienen diferente costo unitario, el movimiento y el manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con las capas del inventario en que están valuadas las existencias.
En época de alza de precios puede disminuirse las utilidades por el incremento en los precios y no por una baja en volumen de unidades de venta, debido a que el costo de ventas será más alto por corresponder a existencias con precio unitario actual. Este sistema es usado con frecuencia para efectos de disminuir la utilidad fiscal sujeta al pago de impuestos.
8.6 Diferencias de los métodos y criterio prudencial.
Diferencia de los métodos.
El método de valuación de los inventarios es un factor importante para la determinación de la posición financiera y los resultados de operación de una entidad económica, por lo que deberá estudiarse que efectos se producirán con las diferentes alternativas para determinar cual será el método y la modalidad que deba aplicarse en el ente económico, una vez definido el método y su modalidad deberá aplicarse consistentemente.
Criterio prudencial.
La medición o cuantificación de las operaciones no tienen un modelo rígido, sino se requiere de un criterio prudente para elegir la mejor alternativa que se ajusta a las necesidades operativas y propósitos del ente económico.
Es necesario el juicio profesional para seleccionar el método de valuación de los inventarios y debe estar influenciado por la prudencia; en este caso particular, la selección del método del inventario seleccionado debe considerar tanto la valuación de los inventarios como la determinación de los resultados de las operaciones.
La administración debe conocer a fondo lo interior con el fin de que pueda formarse un buen juicio y tomar las decisiones y estrategias necesarias para conducir a la empresa a la abstención de sus metas y objetivos trazados.
8.7 Revelación del método empleado.
Tomando en cuenta que existen diferentes alternativas que puedan usarse la valuación de los inventarios, deberá revelarse en el estado de situ8acion financiera el método empleado en su valuación; cuando por cualquier circunstancia el método de la valuación se haya cambiado con relación del ejercicio anterior, deberá revelarse este hecho, indicando los efectos que produjo el cambio en el valor de los inventarios y en los resultados del ente económico.
IX Procedimientos de ajuste
9.1 Aplicación del postulado básico devengado contable.
El boletín A-3 realización del periodo contable, del a comisión de principios de contabilidad del instituto mexicano de contadores público, A.C, señala que la aplicación conjunta el periodo contable implica entre otras situaciones:
a) que se consideren como activo y pasivo los pagos anticipados y los anticipos recibidos por concepto de servicios a proporcionar, así como la utilidad no devengada reconociendo que se han realizado como tales pero no devengado como un gasto o un ingreso.
b) que realizarse un ingreso se reconozcan paralelamente los costos y gastos que le sean inherentes, independientemente de cuando se liquiden.
c) que se establezcan estimaciones y provisiones que aun cuando se desconozcan su monto exacto y se calculen aproximadamente, se refieran, a ciertos costos y gastos devengados.
d) que se ajustan en periodos contables subsecuentes las diferencias entre las cifras definitivas y las contabilizadas previamente.
9.2 Ajuste a las cuentas de pagos anticipados.
Los pagos anticipados representan pagos que se han efectuado por servicios que se van a recibir, o por bienes que se van a consumir y cuyo propósito no es venderlo.
Se aplican en resultados en el periodo durante el cual se consuman o se devenguen, por medio de asientos de diario, de manera que es necesario ir ajustando su monto original periódicamente, el cual se devenga principalmente con el transcurso del tiempo o por consumo.
9.3 Ajuste a las cuentas de créditos diferidos.
Los créditos diferidos representan conceptos que se convierten en ingresos o utilidades cuando se devengan principalmente en el transcurso del tiempo.
Se aplican a resultados en el periodo en el cual se devengan, por medio de asientos de diario, por lo que es necesario ir ajustando su monto original periódicamente
9.4 Ajustes a las cuentas de activos no circulantes.
Activos que representan bienes tangibles como equipo de reparto mobiliario y equipo edificios, terrenos, etc., que se utilizaran en un periodo de más de un año y su costo se recuperara a través de ingresos futuros.
Inversiones que representan activos tangibles como patentes y marcas que implican un derecho o privilegio, teniendo la particularidad de poder reducir costo de producción, mejorar la calidad de los productos o promover la aceptación de los artículos en el Mercado.
Erogaciones que representan gastos que generan ingreso futuros como los que se realizan en gastos de instalación y organización, que deberá ser diferido a ejercicios futuros.
9.5 Ajustes para establecer provisiones.
Estos ajustes son necesarios para reconocer ciertos ingresos costos y gastos devengados, cuyo monto exacto se desconoce a la fecha a la que es relativa la información financiera.
Estos ingresos, costos y gastos son sobre eventos económicos que no se han registrado previamente en las operaciones diarias del ente económico, por tratarse de eventos cuyo monto aun no se ha determinado pero que deben considerarse por haberse devengado.
9.6 Cuentas para establecer provisiones por acumulación de pasivos.
Generalmente se usan dos cuentas de mayor para establecer las provisiones por acumulación de pasivo, que son la 1105 gastos acumulados y la1106, impuestos acumulado.
En ellas se agrupan las provisiones que le son relativas, ya sean gastos o impuestos diferentes impuesto sobre la rente por pagar que se genera sobre las utilidades de la identidad económica, la participación de utilidades a los empleados, que representa en forma independiente en el estado de situación financiera.
El concepto gasto se registra y controla por medio de subcuentas. Por tanto, la cuenta de mayor de gastos acumulados tendrá subcuentas como sueldos por pagar, energía eléctrica por pagar, teléfonos, etc., y la de impuestos acumulados tendrá subcuentas de cuotas del seguro social por pagar, impuesto predial, etcétera.
9.7 Cuentas para establecer provisiones por acumulación de activos.
Como se ha señalado anteriormente, en este grupo se incluye la cuenta 0113, intereses por cobrar, y las provisiones complementarias de cuentas de activo circulante mas usuales, que son la cuenta 0119, provisión para cuentas de cobro dudoso, y la 0129, provisión para inventario de poco movimiento y obsoleto, que son complementarias a las cuentas de activo 0111, clientes, y 0120, almacén, o 0121, inventario de mercancías, respectivamente.
9.8 0119 provisión para cuentas de cuentas de cobro dudoso.
Esta provisión complementaria para las cuentas por cobrar y se establece para reconocer en los resultados del ente económico las posibles pérdidas que se van a realizar por la insolvencia de algún cliente o deudor. De esta manera, las cuentas por cobrar menos esta provisión representaran la cantidad susceptible que se recuperara en futuro.
Una vez establecido el monto total, deberá compararse con el saldo de la provisión para cuentas de cobro dudoso que se tenga, para establecer de esta manera el monto que deba ajustarse.
X Procedimientos de cierre y obtención de estados financieros
10.1 Hoja de trabajo
Una vez registradas las operaciones que se han realizado a través de un control interno que ha permitido captar, medir, clasificar y registrar los eventos económicos, y se han efectuado los ajustes a las cuentas para que muestren los resultados de conformidad a los postulados básicos de devengación contable, dualidad económica, valuación, asociación de costos y gastos con los ingresos y negocio en marcha, se necesita conocer cuál es la situación financiera y el resultado de las operaciones antes de estimar el impuesto sobre la renta y la participación de utilidades a los trabajadores.
La situación financiera y el resultado de las operaciones se conoce por primera vez a través de una hoja de trabajo que vaya proporcionando la información requerida, hasta obtener las cifras de los estados financieros.
La hoja de trabajo es un papel de trabajo que se requiere en la elaboración de los estados financieros; en ella de conoce en primer término si la contabilidad tiene corrección numérica, y se determina la utilidad previa al cálculo de impuestos y reparto de utilidades a los trabajadores; asimismo, se corren asientos de ajuste y asientos de reclasificación para obtener las cifras de los estados financieros.
La hoja de trabajo debe repararse de forma clasificada, de tal manera que al finalizar se obtengan las cifras de los estados financieros.
La hoja de trabajo debe prepararse antes de efectuar los ajustes del impuesto sobre la renta y la participación de utilidades a los trabajadores.
La hoja de trabajo clasificada tiene columnas destinadas para el número y nombre de la cuenta de mayor, y columnas para el debe y el haber de la balanza de comprobación, asientos de ajuste, balanza de saldos ajustados, cuenta de pérdidas y ganancias, balanza previa, reclasificaciones y, por último, las cifras de los estados financieros.
En la hoja de trabajo clasificada, los saldos de las cuentas de mayor se anotan en las columnas destinadas a la balanza de comprobación. Esta es la primera prueba numérica para conocer si las cuentas balancean, es decir, si están correctas.
En la hoja de trabajo clasificada, las cifras de las columnas de la balanza de comprobación proporcionan la información inicial para conocer la utilidad o pérdida obtenida antes de establecer las provisiones del impuesto sobre la renta y la participación de utilidades a los trabajadores.
En la hoja de trabajo clasificada, deben emplearse las columnas de asiento de ajuste para registrar los ajustes del impuesto sobre la renta y la participación de las utilidades a los trabajadores y algún otro ajuste que se requiera, para obtener las cifras finales de las cuentas de mayor.
En la hoja de trabajo clasificada, en las columnas destinadas a la balanza de saldos ajustados se obtienen las cifras finales de las cuentas de mayor, que serán las cifras que se muestran en las columnas de la balanza de comprobación, más o menos los asientos de ajuste. Las sumas del debe y del haber deben ser iguales.
En la hoja de trabajo clasificada, en las columnas destinadas a la cuenta de pérdidas y ganancias deben anotarse las cifras de las cuentas de resultados. La suma del debe y del haber generalmente no debe ser igual y se tiene que anotar la cantidad necearía para igualar las sumas de las cuentas de resultados, lo que representara la utilidad o pérdida neta. Si la suma del debe es mayor que la del haber se tendrá una pérdida, si la suma del haber es mayor que la del debe, se tendrá una utilidad. Una vez anotada en el renglón de pérdidas y ganancias la cifra de la utilidad o perdida obtenida, la suma del debe y del haber deben ser iguales.
En la hoja de trabajo clasificada, en las columnas destinadas a la balanza previa se anotan las cifras de las cuentas de activo, pasivo y capital. La suma del debe y del haber generalmente no debe ser igual; su diferencia representa la utilidad o pérdida obtenida, que deberá ser igual a la determinada en la cuenta de pérdidas y ganancias. Si la suma del debe es mayor que la del haber se obtuvo utilidad; por el contrario, si la suma del haber es mayor que la del debe, se obtuvo una perdida. Para igualar las sumas se anota la diferencia en una línea que forma parte de las cuentas de capital, que recibe el nombre de pérdidas los asientos de reclasificación y ganancias.
En la hoja de trabajo clasificada, las columnas destinadas a reclasificaciones se utilizan con el fin de efectuar asientos para reclasificar los saldos sin afectar los resultados obtenidos, únicamente con propósitos de presentación de la información en los estados financieros. La suma del debe y del haber deben ser iguales.
En la hoja de trabajo clasificada, las sumas de las columnas destinadas a reclasificaciones deben hacerse sumando por separado las cuentas de activo, pasivo y capital, que deben sumar lo mismo, y las cuentas de resultados, que también deben sumar lo mismo. De no ser así, se habrá efectuado alguna reclasificación incorrecta, la que modifica la utilidad o la perdida.
En la hoja de trabajo clasificada, en las columnas que se destinan para los estados financieros se determinan las cifras que serán presentadas en los estados financieros y serán las resultantes de sumar o restar los asientos de reclasificación de las cifras obtenidas en la balanza previa.
10.2 Reclasificaciones
Las reclasificaciones son ajustes que se hacen en la hoja de trabajo, no en las cuentas de contabilidad.
Los asientos de reclasificación modifican los saldos de las cuentas con el propósito de corregir saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta, o para agrupar varias cuentas en un solo concepto.
Las reclasificaciones no modifican los resultados; únicamente la información que presentan las cuentas de contabilidad.
Como ejemplo de reclasificaciones más usuales son las que se utilizan para corregir los saldos contrarios de las cuentas, como son los sobregiros en las cuentas de cheques, saldos acreedores de algunas cuentas de clientes, un saldo deudor de la cuenta del impuesto al valor agregado, que es de naturaleza acreedora.
Otro ejemplo de las reclasificaciones mas usuales para agrupar varias cuentas están las de las cuentas de pagos anticipados, que por su monto pequeño en relación al resto de las cuentas de activo se presentan en un solo concepto, y en las cuentas de resultados, las relativas a ingresos como ventas brutas, devoluciones y descuentos, que generalmente se presentan en un solo concepto como ventas netas.
El propósito de la contabilidad financiera es lograr un fin informativo emanado de la captación de los eventos económicos identificables que han sido controlados, medidos, cuantificados, clasificados y registrados en la entidad económica.
La información cuantitativa que produce la contabilidad financiera es necesaria para que los participantes en la actividad económica puedan evaluar el comportamiento de las entidades, comparando resultados actuales con resultados de años anteriores y con otras entidades, así como con los objetivos fijados. Asimismo la información cuantitativa sirve de base para planear las operaciones y el futuro de la entidad, tomando en cuenta el entorno económico en que opera.
La información financiera debe ser de uso general por su diversidad de usuarios y por la diversidad de interés que pueda tener
La información financiera debe cumplir con los requisitos de contabilidad, relevancia y comparabilidad.
La administración tiene la responsabilidad de rendir la información; para cumplir con esta obligación, debe mantener un efectivo sistema de contabilidad y control interno, aplicando a las operaciones, las normas de información financiera que se consideren apropiadas.
Los responsables del proceso contable deben regirse principalmente por un juicio profesional y un criterio prudencial y los requisitos cualitativos de confiabilidad y relevancia, que señalan que los estados financieros deben contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera.
10.3 Notas a los estados financieros
Los estados financieros y sus notas forman un todo o unidad inseparable.
Los estados financieros deben estar encabezados por el nombre, razón o denominación social de la entidad y deben señalar la fecha o periodo contable al que son relativos.
A través de notas en los estados financieros deberán revelarse los hechos posteriores que afectan sustancialmente la situación financiera y el resultado de las operaciones de la entidad, entre la fecha que son relativos los estados financieros y la fecha en que estos son emitidos.
Los estados financieros deben informar la moneda en la cual están representados.
Los estados financieros deben revelar a través de una nota, las políticas contables observadas que sean relevantes y, en su caso, la explicación del cambio de una regla en particular, política o procedimiento contable de un periodo a otro, cuantificando la inconsistencia y las partidas afectadas.
Algunos ejemplos en la revelación de políticas contables son la valuación de inversiones en valores, inversiones, métodos y tasas de depreciación, etcétera.
Los requisitos cualitativos de la información son la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.
La relevancia señala que deben agruparse las partidas de reducida importancia relativa con respecto a los totales que se presentan en los estados financieros, a menos que su presentación individual sea esencial para alguna finalidad especifica.
Para efectos de presentación de la información financiera, deben agruparse las partidas homogéneas que conduzcan a totales y subtotales cuyo dato sea de utilidad, sin mezclar partidas de naturaleza diferente entre si.
La consistencia requiere que se sigan procedimientos de cuantificación aceptados en estados financieros precedentes, con objeto de que algún cambio no conduzca a conclusiones erróneas.
La falta de consistencia en la información financiera puede darse por cambios en la contabilidad, por ajustes de años anteriores y por reclasificaciones.
La inconsistencia producida por cambios de la contabilidad puede ser por cambios en las reglas particulares, cambios en las estimaciones contables y cambios en la entidad emisora.
La inconsistencia por cambios en las reglas particulares se produce por la posibilidad de elección entre dos o más reglas, y se cambia la regla elegida inicialmente.
La inconsistencia producida en cambios en las estimaciones contables se produce cuando se cambian las bases de cuantificación en los eventos que no son susceptibles de cuantificarse con exactitud, como las tasas de depreciación, la amortización y provisiones de activo y pasivo.
La inconsistencia producida en la entidad emisora se produce principalmente cuando la entidad presenta estados financieros que incluyen diferente información con relación a periodos precedentes.
La inconsistencia en la entidad emisora también se produce por ajuste de años anteriores; y se refiere a las partidas plenamente identificables por eventos o transacciones de años anteriores que no fueron registrados en su momento oportuno y que corresponden a ejercicios anteriores.
La inconsistencia producida por reclasificaciones se presenta cuando la agrupación y clasificación de las partidas es diferente de un año a otro en estados financieros comparativos.
La información financiera básica se presenta en tres reportes: el estado de situación financiera, el estado de resultados y el estado de cambios en la situación financiera en base a efectivo.
El estado de situación financiera presenta los recursos, las obligaciones y el patrimonio de los dueños o accionistas a una fecha determinada.
El estado de resultados presenta los ingresos, costos, gastos y, como consecuencia, la utilidad o perdida por un periodo determinado.
El estado de cambios en la situación financiera en base a efectivo presenta los cambios obtenidos en la situación financiera y en el manejo del efectivo por un periodo determinado.
El estado de situación financiera muestra el activo, en el lado izquierdo del estado, separando y determinando claramente el monto de los activos circulantes y el de los no circulantes. Del lado derecho muestra el pasivo circulante y el no circulante, los créditos diferidos y el patrimonio de los accionistas o dueños de la entidad económica.
En los estados financieros se muestra el concepto y no las cuentas de mayor; por ejemplo, se indica efectivo en caja y bancos, que representan un concepto, debido a que al lector le interesa únicamente cuanto representa este archivo y no las diferentes cuentas en que está registrado.
En los estados financieros se debe indicar si las cifras que se muestran son pesos, cientos, miles o millones. La información debe ser relevante y las cantidades con muchas cifras dificultan su lectura y comprensión.
El estado de resultados debe formularse atendiendo a la clasificación de ingresos, costos, gastos e impuestos y finalizando con la utilidad o pérdida neta.
En el estado de resultados debe obtenerse varios resultados importantes: las utilidades bruta, de operación, antes de la participación de las utilidades a los trabajadores, antes de impuestos sobre la renta.
La utilidad bruta es la diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas.
La utilidad de operación es la diferencia entre la utilidad bruta menos los gastos de operación.
La utilidad antes de la participación de utilidades a los trabajadores es el resultado de la utilidad de operación más o menos otros ingresos y gastos.
La utilidad antes del impuesto sobre la renta es la diferencia de la utilidad antes de la participación de las utilidades a los trabajadores menos la estimación de la participación de las utilidades a los trabajadores.
La utilidad neta es la diferencia entre la utilidad antes del impuesto sobre la renta estimado menos la estimación del impuesto sobre la renta
10.4 Asientos de pérdidas y ganancias
Cuando se ha terminado la hoja de trabajo de fin de ejercicio y obtenido los estados financieros y la administración está de acuerdo con las cifras que se muestran, será necesario efectuar en los libros de contabilidad el asiento de pérdidas y ganancias.
El registro de la utilidad o pérdida del ejercicio anual se debe a que tanto por acuerdo de la ley como por costumbre, los entes económicos liquidan sus operaciones en periodos anuales.
El asiento de pérdidas y ganancias concentra en la cuenta de pérdidas y ganancias todas las cuentas de resultados (ingresos, costos y gastos) para obtener el resultado del año. Si el saldo es deudor representara una perdida y si es acreedor, una utilidad.
Al saldarse las cuentas de resultados estas quedan listas para recibir las operaciones del nuevo ejercicio.
La cuenta de pérdidas y ganancias está sujeta a la aprobación de la asamblea de accionistas o dueños del negocio, y queda a su disposición para que resuelva sobre su aplicación y destino.
Una vez efectuada la asamblea de accionistas o los dueños del negocio hayan aprobado la cuenta de pérdidas y ganancias, deberá saldarse, de conformidad, aplicando su saldo a la resolución que se haya dictado.
Cuando se preparan estados financieros mensuales no se efectúan el asiento de pérdidas y ganancias. El resultado se obtiene a través de la hoja de trabajo.
10.5 Asiento de apertura
El asiento de apertura de las cuentas de activo, pasivo y capital presupone el cierre de las cuentas con anterioridad.
Cuando se tiene una contabilidad manual acostumbra cerrar las cuentas de activo, pasivo y capital mediante un asiento de cargo a las cuentas acreedoras, con abono a las cuentas deudoras, por el importe de sus saldos. Este asiento se hace en el libro diario y, posteriormente en el libro mayor. Al iniciar el nuevo ejercicio se efectúa un asiento de apertura en forma contraria al asiento de cierre, con el fin de que las cuentas queden listas para recibir las operaciones del nuevo ejercicio.
La práctica de cerrar y abrir las cuentas de activo, pasivo y capital ha venido en desuso, sustituyéndose con la práctica de subrayar el saldo con que se cerró el año. En contabilidades de registro directo o por medios electrónicos han dejado de efectuarse, debido a que los mayores son hojas sueltas y para cada año se folian y empastan las hojas, formándose un libro separado.
En sistema de contabilidad manual las cuentas se cierran con el modelo sin expresión de saldo. Si el movimiento de uno de los lados de la cuenta de mayor ocupa un espacio más grande por tener más operaciones registradas, el otro lado que esta sin usar deberá cancelarse con una línea diagonal.
Con el asiento de apertura no deben abrirse cuentas nuevas; deben abrirse exactamente las cuentas que fueron cerradas.
Los asientos de cierre y de apertura generalmente se efectúan en el libro diario, con el fin de dejar un registro de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y capital con que se termino el ejercicio y se inicio el nuevo ejercicio.
“Todos los apuntes anteriores son tomados de Moreno Fernández, Joaquín “Contabilidad Básica” tercera edición México, Grupo Editorial Patria 2008 “.
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